Secrétaire médicale responsable

Nous vous offrons l’opportunité de rejoindre le Groupe 3R, leader de l’imagerie médicale de proximité en Suisse romande, offrant des services de radiologie de haute qualité à travers 20 centres de radiologie et 30 antennes radiologiques. Avec plus de 280 professionnels de la santé, dont près de 60 médecins radiologues et une cardiologue, 3R est reconnu pour son excellence diagnostique, son haut niveau de service auprès des patients et son engagement dans la recherche et développement.

Afin de compléter son équipe, nous recherchons :

Secrétaire Responsable de Site (H/F) – CDI 80-100%

Dans le cadre du fonctionnement de notre centre d’imagerie médicale, nous recherchons un·e Secrétaire Responsable de Site capable d’allier excellence opérationnelle et leadership de proximité. Véritable pilier de l’organisation, vous assurez la performance du secrétariat tout en fédérant votre équipe autour d’un accueil patient irréprochable et d’un haut niveau de qualité de service.

Votre rôle

Manager de terrain, vous êtes responsable du bon fonctionnement du secrétariat du centre, tant sur le plan organisationnel que managérial. Vous travaillez en étroite collaboration avec le-la responsable radiologue et le-la responsable TRM du site afin de garantir une prise en charge fluide des patient·e·s et une coordination optimale des activités.

Vos responsabilités principales

 Leadership & management d’équipe (dimension centrale du poste)

• Animer, mobiliser et fédérer l’équipe de secrétaires autour des objectifs du centre

• Instaurer un cadre de travail clair, bienveillant et exigeant

• Organiser les réunions d’équipe, assurer une communication fluide et gérer les situations sensibles ou conflictuelles

• Planifier les ressources (horaires, congés, remplacements) et garantir la continuité de service

• Participer au recrutement, assurer l’intégration et accompagner la montée en compétences

• Fixer des objectifs, conduire les entretiens annuels et assurer un feedback régulier et constructif

Pilotage de l’activité et de la performance

• Organiser et superviser le travail quotidien du secrétariat

• Suivre les indicateurs clés (taux de réponse téléphonique, délais, satisfaction patient·e·s, remplissage des agendas)

• Identifier les dysfonctionnements et mettre en place des actions correctives

• Participer activement à l’amélioration continue des processus et outils.

Qualité d’accueil et parcours patient

• Garantir un accueil professionnel, personnalisé et bienveillant

• Gérer les situations délicates et les réclamations patient·e·s

• Optimiser la planification des rendez-vous et la coordination avec les équipes médicales.

Supervision administrative & back-office

• Contrôler la qualité des dossiers patient·e·s et le suivi administratif

• Superviser la facturation et le traitement des dossiers spécifiques (accidents, assurances)

• Veiller au bon usage des logiciels métiers et au respect des procédures.

Coordination et vie du centre

• Organiser la participation de l’équipe au Call Center groupe

• Collaborer étroitement avec les responsables du centre

• Contribuer à la gestion courante du site (organisation, logistique, environnement de travail).

Votre profil
 Formation

• Diplôme de secrétaire médical·e ou formation équivalente

• CFC d’employé·e de commerce accepté

• Formation en management : un atout.

Expérience

• Minimum 5 ans en secrétariat médical, idéalement en radiologie

• Expérience confirmée en gestion d’équipe ou fort potentiel managérial démontré.

Compétences clés recherchées

Le leadership est déterminant pour ce poste :

• Capacité à fédérer, décider et déléguer

• Aisance dans le feedback, la gestion des conflits et l’accompagnement du changement

• Sens aigu des responsabilités et posture professionnelle exemplaire

Complètent votre profil :

• Excellente maîtrise des processus de secrétariat médical

• Sens du service patient et communication irréprochable

• Organisation, rigueur, résistance au stress et sens des priorités

• Maîtrise des outils informatiques et logiciels métiers

• Connaissance du système de santé suisse.

Pourquoi ce poste est clé ?

Vous ne gérez pas seulement un secrétariat : vous donnez le cap, structurez l’organisation et créez les conditions d’un service performant et humain. Votre capacité à combiner pilotage opérationnel et leadership d’équipe a un impact direct sur la qualité du parcours patient et la dynamique du centre.